Ha vállalkozásunknak van telephelye, székhelye, akkor szóba jöhet a főkulcs-rendszer, mint lehetőség. Érdekes kérdés persze, hogy mikor lehet erre szükség. Amennyiben egyéni vállalkozók vagyunk, és otthonról dolgozunk, akkor ez felesleges beruházás, hiszen magánlakásokban ritkán van erre szükség. Ha zárható irodát szeretnénk, ahova nem mehet be más, nem mehetnek be randalírozni a gyerekek, akkor egy sima PZ zár is elegendő, nem szükséges egy főkulcs-rendszert kiépíteni.
Amennyiben viszont több alkalmazottunk is van, és egy külön emeletet, több irodát vagy épületet bérlünk, esetleg saját tulajdonban van, akkor már lehet, hogy szükség van egy ilyen rendszerre. A főkulcs-rendszer azt jelenti ugyanis, hogy minden iroda ajtaján PZ zár van, mindegyikhez van saját, külön kulcs is, ám van egy közös, úgynevezett mesterkulcs, mely minden ajtót ki tud nyitni. Ez nagyon hasznos lehet a takarítók számára, de a vezetőségnek is, hogy bárhová juthatnak, viszont más kollégák ezt nem tehetik meg.
Amikor érdemes főkulcs-rendszert kiépíteni
A főkulcs-rendszer kiépítése nem feltétlen olcsó, ezért érdemes megfontolni, hogy szükség van-e erre. Amennyiben egy irodaházban bérlünk egy emeletet vagy több irodát, akkor általában van ilyen rendszert, hiszen fontos, hogy más cégek dolgozói ne tudjanak egymás irodáiba bemenni, viszont a takarítók dolgát egy mesterkulcs igencsak meg tudja könnyíteni.
Amennyiben saját épületről, házról, lakásról van szó, ahol több helyiség, szoba, iroda van, akkor érdemes végig venni, hogy mennyire van szükség a zárható helyiségekre. Ha a dolgozók egymástól függetlenül dolgoznak, és fontos a cégen belüli titoktartás is, akkor jól járhatunk egy ilyen rendszerrel. Főnökként mi bármikor bemehetünk az irodákba, viszont a többi munkatárs nem mehet be csak úgy másikhoz. Versenyhelyzetekben ez megkönnyítheti, hogy ne legyen konfliktus, vádaskodás a munkatársak között.
Ha viszont nincs mit titkolni egymás előtt, akkor egy ilyen rendszer felesleges lehet.